En Produktbeskrivning används för att:

• Förstå produktens natur, syfte, funktion och utseende i detalj
• Definiera vem som kommer att använda produkten
• Identifiera källor till information eller leveranser för produkten
• Dokumentera produktens kvalitetskriterier
• Identifiera aktiviteterna för att producera, evaluera och godkänna produkten
• Definiera individer eller de färdigheter som krävs för att producera, evaluera och godkänna produkten

Mallen visar de olika stegen i PRINCE2-metoden och är avsedd att vägleda projektledaren och bidra till upprättandet av en produktbeskrivning. I bilaga A till PRINCE2-manualen finns också en produktbeskrivning för ett produktbeskrivningsdokument.

När din beskrivning är klar ska du kontrollera den mot följande kvalitetskriterier:

• Att ditt syfte är tydligt och stämmer överens med övriga produkter.
• Produkten beskrivs tillräckligt detaljerat för att det ska gå att planera och hantera utvecklingen av den.
• Produktbeskrivningen är kortfattad men ändå tillräckligt omfattande för att produkten ska kunna produceras, granskas och godkännas.
• Ansvaret för utvecklingen av produkten klargörs tydligt.
• Ansvaret för utvecklingen av produkten stämmer överens med de roller och ansvarsområden som beskrivs i projektledningens teamorganisation och kvalitetsstrategin.
• Kvalitetskriterierna stämmer överens med projektets kvalitetsstandarder, standardchecklistor och acceptanskriterier.
• Kvalitetskriterierna kan användas för att avgöra när produkter fyller sitt syfte.
• Den typ av kvalitetsgranskning som krävs medger kontroll av att produkten uppfyller de fastställda kvalitetskriterierna.
• Användare på ledningsnivå bekräftar att deras krav på produkten, som de anger i sin produktbeskrivning, är korrekt definierade.
• Leverantörer på ledningsnivå bekräftar att de krav på produkten som anges i produktbeskrivningen är möjliga att uppfylla.