PRINCE2® processer

- från ax till limpa i ett PRINCE2-projekt

Känd som en av de mest använda metoderna inom projektledning, så passar PRINCE2 för de flesta typer av projekt, oavsett storlek och bransch. Metoden består av en strukturerade processer, etablerade i syfte att uppnå ett definierat mål. Dessa är nödvändiga för att styra, leda och leverera ett projekt på bästa sätt.

Diagrammet under visar PRINCE2s processer med en efterföljande kort förklaring. Du kan också ladda ner en komplett processmodell under “Mallar ”. Den kan du använda som referens när du kör projekt enligt PRINCE2.

Ägarstyrning av projektet

Ägarstyrning av projektet löper från projektets start till dess slut. Syftet med denna process är att ge styrguppen möjlighet att ta ansvar för projektets succé genom att ta deviktiga esluten och ha överordnad kontroll. Den dagliga ledningen av projektet delegeras till projektledaren.

Processen ska säkerställa att:

  • Det finns mandat att initiera projektet
  • Det finns mandat att leverera projektets produkter
  • Styrgruppens styrning och kontroll genomsyrar projektet genom hela dess livslängd
  • Projektet förblir livsdugligt
  • Verksamhets- eller programledningen har ett gränssnitt till projektet
  • Det finns mandat att avsluta projektet
  • Vinstrealiseringen efter projektet leds och styrs upp

Starta ett projekt

För att förhindra att dåliga projekt blir en realitet, är det viktig att säkerställa en lyckad start.

För att projektet ska få en bra start, är det viktigt att:

  • Det finns ett verksamhetsmässigt syfte med att initiera projektet
  • Alla nödvändiga mandat finns på plats innan projektet startar
  • Tillräcklig information är tillgänglig för att definiera och bekräfte projektets omfång
  • De olika sätten projektet kan levereras på har värderats och en projektstrategi har valts
  • Projektrollerna är fördelade bland projektdeltagarna
  • Arbetet som krävs för initieringen är planerat
  • Organisationen som ska vara värd för projektgruppen har informerats om det nya projektet

Initiera ett projekt

Innan projektet kan initieras behöver man skapa en stabil grund för det att stå på. På så sätt kan också organisationen förberedas på arbetet som måste göras i projektet innan de förbinder sig till det

Detta innebär en förståelse för:

  • Syftet med projektet och de nyttor som ska uppstå
  • Omfattningen av det som ska göras och produkterna som ska levereras
  • Hur och när projektprodukterna ska levereras och till vilken kostnad
  • Vem som ska involveras i projektbeslut
  • Hur kvaliteten ska upprätthållas
  • Hur baseline ska etableras och kontrolleras
  • Hur osäkerheter, ärenden och ändringar ska identifieras, värderas och kontrolleras
  • Hur progress ska övervakas och kontrolleras
  • Vem som kommer att behöva information

Styra en fasövergång

Syftet med denna process är att ge styrgruppen tillräckligt mycket information om den fas som avslutas och kommande faser.

För projektledaren innebär detta att:

  • Säkerställa att alla produkterna i planen är färdiga och godkända
  • Presentera en plan för nästa fas i projektet
  • Gå igenom dokumentationen för projektets genomförande, och uppdatera den om nödvändigt
  • Registrera all information eller erfarenhet som kan vara till hjälp i senare faser i projektet
  • Be om klarsignal att starta nästa fas

Kontrollera en fas

Denna process beskriver projektledarens dagliga arbete. Förutom att övervaka arbetet, så består projektledarens uppgifter av att hantera nya ärenden, rapportera progress till styrgruppen och vidta korrigerande åtgärder så att fasen genomförs på bästa sätt.

Det dagliga arbetet är projektledarorienterat, och består av:

Arbetspaket:

  • Delegera arbetspaket
  • Gå igenom arbetspaketens status
  • Ta emot färdiga arbetspaket

Övervakning och rapportering:

  • Gå igenom fasens status
  • Rapportera status

Ärenden:

  • Samla in och undersöka ärenden och osäkerheter
  • Eskalera ärenden och osäkerheter
  • Vidta korrigerande åtgärder

Styra produktleverans

Denna process beskriver teamledarens dagliga arbete. Teamledaren ansvarar för att produkterna tas fram och levereras av teamet.

Syftet med denna process är att säkerställa att:

  • Arbetet på produkter som tilldelas teamet är överenskommet och tydligt delegerat
  • Teamledare, medlemmar och leverantörer har klart för sig vad som ska produceras
  • Alla involverade vet vad som förväntas avseende insats, kostnad och tid
  • De planerade produkterna levereras som förväntat
  • Tydlig progressinformation ges till projektledaren så ofta som avtalats för.

Avsluta ett projekt

När det mesta av arbetet ä gjort, är det dags att säkerställa att de mål som definierads i början av projektet faktiskt uppnåtts. För projektledaren innebär detta att förbereda input till styrgruppen för att få dera bekräftelse på att projektet kan avslutas.

Innan projektet avslutas är det alltså viktigt att:

  • Säkerställa användaracceptans av projektprodukterna
  • Förbereda de som ska ta emot produkterna
  • Gå igenom projektet och jämföra med baseline
  • Utvärdera vilka nyttor som har realiserats, uppdatera prognoserna för de nyttor som ännu inte uppnåtts och planera kommande nyttoutvärderingar.
  • Säkerställa att man tagit höjd för att hantera alla öppna ärenden och osäkerheter samt lämnat rekommendationer för hur uppföljning ska ske

Kontakta oss

Skicka oss ett meddelande om det är något du undrar över.
Du får svar så snart vi hinner.